Zarządzenie Nr 33/2003Burmistrza Poniecaz dnia 10 kwietnia 2003 r.w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu
MiejskiegoNa podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (
Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, oraz z 2002r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984 i Nr 214 poz. 1806) nadaję:
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Poniecu.
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Poniecu zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu, referatu i stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Poniec
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Poniecu 3)Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Ponieca, zastępcę Burmistrza Ponieca, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 3
Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest miasto Poniec .
* 4
Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 7-mej do 15-tej a w poniedziałki w godzinach od 8-mej do 16-tej.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy.
Rozdział II. ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5
Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.
Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 6
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
7)prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
* 7
W skład Urzędu wchodzi referat budżetowo - podatkowy/FN/ i następujące stanowiska pracy:
- Sekretariat (SK)
- Urząd Stanu Cywilnego (USC)
Stanowisko ds. Obsługi Organów Gminy /OOG/
Stanowisko ds. Kadr oraz spraw Administracyjno - Gospodarczych /KAG/
Stanowisko ds. Rozwoju Lokalnego, Promocji Gminy i OC /PG/
Stanowisko ds. Rolnictwa i Ochrony Środowiska /RiOŚ/
Stanowisko ds. Gospodarki Gruntami, Mienia Komunalnego, Gospodarki Komunalnej i Lokalowej /GGiMK/
- Stanowisko ds. Obywatelskich Wojskowych, Ochrony Informacji Niejawnych /OWIN/
Stanowisko ds. Ewidencji Działalności Gospodarczej i Oświaty /EGiO/
Stanowisko ds. Gospodarki Przestrzennej /GP/
Stanowisko ds. Inwestycji, Zamówień Publicznych i Dróg /IZPD/
Radca Prawny /RP/
2. Na czele referatu budżetowo-podatkowego stoi Kierownik Referatu - Skarbnik
* 8
1. Referat budżetowo-podatkowy dzieli się na stanowiska pracy.
2. Podziału Referatu na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz w drodze zarządzenia wewnętrznego.
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.
Rozdział IVZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU§ 10
Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) planowania pracy,
6) kontroli wewnętrznej,
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, Referat i poszczególne stanowiska pracy, oraz wzajemnego współdziałania,
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 13
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 14
1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3. Kierownik Referatu Budżetowo-Podatkowego kieruje i zarządza nim w sposób zapewniający optymalną realizację jego zadań i ponosi za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4. Kierownik Referatu Budżetowo-Podatkowego jest bezpośrednim przełożonym podległych mu pracowników i sprawuje nadzór nad nimi.
5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza, oraz pozostałych pracowników Urzędu określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 15
1. Urząd działa zgodnie z rocznym planem pracy.
2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.
§ 16
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez Referat i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 4 do Regulaminu.
§ 17
1.Referat,oraz poszczególne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Referat i poszczególne stanowiska pracy są zobowiązane do współdziałania w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY§ 18
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
prowadzenie bieżących spraw Gminy:
1) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy 2) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
3) zapewnianie przestrzegania prawa przez referat oraz pracowników Urzędu,
4) okresowe zwoływanie - nie rzadziej jednak, niż raz na kwartał - narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
5) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
6) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
7) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
9) upoważnianie swojego Zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Sekretarza, Skarbnika oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji administracyjnych,
11) wykonywanie innych zadania zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.
§ 19
1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 20
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2) opracowywanie zakresów czynności dla samodzielnych stanowisk pracy ,
3) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr w tym organizacja szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
4) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
5) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady,
6) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy,
7) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
8) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
10) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
11) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 21
Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) kierowanie pracą Referatu Budżetowo-Podatkowego,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5) współdziałanie w opracowywaniu projektu budżetu,
6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.
Rozdział VIPODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATEM A POSZCZEGÓLNYMI STANOWISKAMI PRACY
§22
1. Do wspólnych zadań Referatu i poszczególnych stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5) przechowywanie akt, zdawanie ich do archiwum zakładowego,
6) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
7) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
8) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
9) stosowanie i przestrzeganie ustawy o zamówieniach publicznych
10) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.
2. Ogólne obowiązki kierownika Referatu jako przełożonego określa Regulamin Pracy Urzędu.
§ 23
Do zadań Referatu Budżetowo - Podatkowego należy:
1) przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz materiałów z wykonania budżetu gminy 2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy
3) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
8) rozliczanie inwentaryzacji,
9) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
10) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
11) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
12) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
13) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
14) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
15) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
16) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
17) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat
18) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat.
19) prowadzenie kasy Urzędu, sprzedaży znaków skarbowych,
§ 24
Do zadań Sekretariatu należy zapewnienie obsługi organizacyjnej, Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie rejestru rachunków i faktur VAT,
3) prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
4) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
6) prowadzenie ewidencji i rozliczania rozmów telefonicznych,
7) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwego referatu lub pracowników.
§ 25
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:
1) rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
5) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
wskazywania kandydata na opiekuna prawnego,
Wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.
9) prowadzenie rejestru wyborców
10) ewidencji ludno
ści i dokumentów stwierdzających tożsamość,
11) postępowań cywilnych i karnych.
§ 26
Do zadań Stanowiska ds. Obsługi Organów Gminy należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie samodzielnymi stanowiskami pracy i Referatem materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,
3) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Burmistrza,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
9) współudział w organizowaniu szkoleń radnych ,
prowadzenie archiwum zakładowego,
obsługa jednostek pomocniczych gminy
przygotowywanie i przesyłanie materiałów do publikacji.
§ 27
Do zadań Stanowiska ds. Kadr oraz spraw Administracyjno - Gospodarczych należy prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu a w szczególności:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) Prowadzenie spraw dotyczących wynagrodzeń pracowników, umów zlecenia, o dzieło itp.,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
5) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
8) ewidencja czasu pracy pracowników,
9) kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych.
10)sprawy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy,
11)sprawy dotyczące wypadków przy pracy,
12) współpraca z Urzędem Pracy przy zatrudnianiu osób bezrobotnych (absolwenci, pracownicy interwencyjni itp.)
13) nadzór nad utrzymywaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
14) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw pomieszczeń i inwentarza biurowego Urzędu,
15) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
16) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
17) prowadzenie rejestru materiałów biurowych i kancelaryjnych,
18) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
2. Do zadań tego stanowiska należą także zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu.
§ 28
1. Do zadań Stanowiska d/s Rozwoju Lokalnego i Promocji Gminy i OC należą sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocja na zewnątrz, a w szczególności dotyczące:
1) opracowywania programów gospodarczych, w tym wykonywania prac studialnych i prognostycznych,
2) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,
3) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
4) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,
organizowanie współpracy Gminy z zagranicą.
6)Prowadzenie i aktualizacja stron internetowych gminy w tym stron BIP
2. Do zadań tego stanowiska należą również sprawy z zakresu kultury fizycznej i OC:
1) realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku za wyjątkiem pracowniczych ogrodów działkowych.
2) tworzenia formacji obrony cywilnej,
3) nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
4) świadczeń na rzecz obrony.
3. Zadania określone w ust. 1 pkt. 2 Stanowiska d/s Rozwoju Lokalnego i Promocji Gminy realizuje we współdziałaniu ze Stanowiskiem d/s Gospodarki Przestrzennej .
* 29
Do zadań Stanowiska ds. Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem, a w szczególności dotyczących:
łowiectwa
zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
3) ochrony i kształtowania środowiska w tym porządku i czystości, 4) tworzenie i utrzymanie terenów zielonych
5) pracowniczych ogrodów działkowych,
6) ochrony gruntów rolnych i leśnych
7) nasiennictwa,
8) gospodarki wodnej,
9) ochrony powietrza atmosferycznego,
10) badań i spisów rolnych.
* 30
Do zadań Stanowiska ds. Gospodarki Gruntami, Mienia Komunalnego, Gospodarki Komunalnej i Lokalowej należy prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania nieruchomości, a w szczególności związanych z:
1) gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,
2) ustalaniem ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3) organizowaniem przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
4) nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
5) komunalizacją gruntów,
6) prowadzeniem ewidencji mienia komunalnego, oraz jego wyceny,
7) tworzeniem zasobu gruntów i gospodarowaniem nimi - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,
8) wyposażaniem gruntów w urządzenie komunalne - wspólnie ze stanowiskiem d/s inwestycji,
9) zagospodarowaniem wspólnot gruntowych.
10) przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,
11)sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego ,
12)sporządzanie deklaracji podatkowych dotyczących zasobów gminy.
Do zadań tego stanowiska należą również sprawy z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej, a w szczególności dotyczące:
1) administrowania, gospodarowania i zarządzania gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi (wynajem lokali użytkowych, świetlic, sal itp.),
2) przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych,
3) zarządu nieruchomościami wspólnymi,
4) przejmowania zakładowych budynków mieszkalnych,
5) egzekucji w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,
6) stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe.
§ 31
Do zadań Stanowiska ds. Obywatelskich, Wojskowych, Ochrony Informacji Niejawnych należą sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:
1) przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
2) współdziałania z organami wojskowymi,
3) administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
4) orzekania o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela
,5) przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,
6) udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
7) zakwaterowania sił zbrojnych.
Do zadań tego stanowiska pracy należą sprawy związane z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej a w szczególności:
zapewnienie ochrony informacji niejawnych, prowadzenie kancelarii tajnej,
ochrona systemów i sieci informatycznych,
zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
A ponadto:
1) zgromadzeń,
2) zbiórek publicznych.
3) sprawy z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego w tym prowadzenie spraw pożarniczych (osp),
4) sprawowanie funkcji urzędnika wyborczego.
§ 32
Do zadań Stanowiska ds. Ewidencji Działalności Gospodarczej i Oświaty należy prowadzenie spraw związanych z:
1) ewidencją przedsiębiorców,
2) zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,
3) określaniem cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami a także określanie stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi,
4) ustalaniem czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
targami i targowiskami.
Zadania z zakresu oświaty związane z:
1) zakładaniem, przekształcaniem i likwidowaniem gminnych jednostek oświatowych,
2) kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
3) nadzór nad przygotowaniem arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
4) zapewniania dzieciom od lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,
5) zapewniania bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,
6)przygotowywanie materiałów dotyczących powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej i odwoływania z tych stanowisk,
7) przygotowanie dokumentów niezbędnych do oceniania dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
8)przygotowania dokumentów odnośnie zatrudniania dyrektorów tych jednostek jako pracowników - nauczycieli
9) przygotowanie dokumentów związanych z udzielaniem stypendiów dla uczniów i studentów.
Do zadań tego stanowiska należą sprawy związane z ochroną zdrowia, a w szczególności dotyczące:
1) tworzenia i utrzymywania oraz przekształcania i likwidacji zakładów opieki zdrowotnej,
2) wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi
3) zwalczania chorób zakaźnych.
Do zadań tego stanowiska należą także sprawy związane z kulturą i sztuką a w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z bibliotekami m.in. spraw tworzenia. łączenia, przekształcania i znoszenia bibliotek, nadawania im statutów oraz zapewnienia bibliotekom właściwych warunków działania, prowadzenie spraw dotyczących zakładania, utrzymywania i nadzorowania bibliotek publicznych,
2) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury i muzeów.
* 33
1. Do zadań Stanowiska d/s Gospodarki Przestrzennej należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych.
2. Zadania określone w ust. 1 obejmują w szczególności:
przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy
koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
5) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
6) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
7) dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
8) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
9) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
10) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
11) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania trenu,
12) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.
13) prowadzenie spraw związanych z cmentarzami i miejscami pamięci narodowej,
14) prowadzenie spraw związanych z podziałem nieruchomości,
15) prowadzenie spraw związanych z geologią i kopalinami (opłata eksploatacyjna),
16) prowadzenie ewidencji dróg,
17) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii,
18) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne.
§ 34
Do zadań Stanowiska d/s Inwestycji , Zamówień Publicznych i Dróg należy prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych w zakresie wykraczającym poza zadania innych stanowisk, oraz związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi.
Zadania te obejmują w szczególności:
1) przygotowanie dokumentacji związanych z prowadzeniem inwestycji w gminie oraz kosztorysów inwestorskich,
2) nadzór nad pracami inwestycyjnymi prowadzonymi na terenie gminy,
3) utrzymanie budynków będących własnością gminy - realizacja zadań wynikających z prawa budowlanego (dokumentacja budynku, przeglądy, remonty),
4) współudział w przygotowaniu wieloletnich planów inwestycyjnych,
5) prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym
6) prowadzenie rejestru umów i zleceń,
7) współudział w przygotowaniu dokumentacji związanej z organizacją przetargów w ramach zamówień publicznych,
8) projektowanie przebiegu dróg,
9) budowę, przebudowę, remonty i ochronę dróg (odśnieżanie),
10) zarządzanie drogami,
11) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.
§ 35
Do zadań Radcy Prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu.
§ 36
Osoby zatrudnione na zlikwidowanych stanowiskach Kierowników Referatów zachowują dotychczasowe uprawnienia, o których mowa w ustawie o pracownikach samorządowych.
Rozdział VII.POSTANOWIENIA KOŃCOWE§ 37
Załączniki nr 1 - 4 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 38
1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia.
2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Poniecu, uchwalony przez Radę w dniu 15 września1990 r., Uchwała Nr V/31/90.
ZAŁĄCZNIK NR 1SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU
(Schemat organizacyjny urzędu należy sporządzić ściśle według postanowień o organizacji urzędu, zawartych w regulaminie).
ZAŁĄCZNIK NR 2ZASADY PODPISYWANIA PISM* 1
Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierownika Referatu i pracowników,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie,
* 2
Zastępca Burmistrza , Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
* 3
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
* 4
Kierownik Referatu podpisuje:
1) pisma związane z zakresem działania Referatu, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których został upoważniony przez Burmistrza,
3) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Referatu i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk.
* 5
Kierownik Referatu określa rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni inni pracownicy.
* 6
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
ZAŁĄCZNIK NR 3
ZASADY PLANOWANIA PRACY
§ 1
1. Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy i służy sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne wydziały oraz wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań.
2. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd.
3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i powtarzalnym.
§ 2
1. Roczny plan pracy ustala Burmistrz do dnia 31 grudnia roku poprzedniego.
2. Roczny plan pracy Urzędu obejmuje programy działania Referatu i poszczególnych stanowisk pracy.
3. Sekretarz przedkłada Burmistrzowi w terminie do dnia 1 listopada roku poprzedniego propozycje zadań nie przypisanych poszczególnym stanowiskom pracy.
4. Kierownik Referatu przedkłada Burmistrzowi w terminie do dnia 15 października roku poprzedniego program działania Referatu.
§ 3
1. Programy działania Referatu obejmują w szczególności:
1) zadania wynikające z zakresu jego działania, określonego w regulaminie
2) sposób oraz terminy realizacji zadań Referatu ,
3) osoby odpowiedzialne za realizację zadań Referatu ,
4) wskazanie Referatu współdziałających w realizacji danego zadania,
5) zamierzenia w zakresie doskonalenia pracy Referatu,
6) plan szkoleń pracowników Referatu.
2. Programy działania Referatu zatwierdza Burmistrz.
§ 4
1. Roczny plan pracy Urzędu jest aktualizowany stosownie do modyfikacji zakresu zadań Urzędu wynikającej ze zmian stanu prawnego i innych przyczyn.
2. Aktualizacji rocznego planu pracy Urzędu dokonuje Burmistrz w formie aneksu.
§ 5
1. Aktualizacji programów działania Referatów dokonują ich kierownicy w formie aneksu.
2. Paragraf 3 ust. 2 i § 4 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§ 6
1. Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z rocznego planu pracy Urzędu odpowiada Burmistrz.
2. Na podstawie materiałów własnych i informacji uzyskanych od Kierownika Referatu i poszczególnych stanowisk pracy, Sekretarz przedkłada Burmistrzowi pisemne sprawozdanie z realizacji rocznego planu pracy Urzędu w terminie do 15 lutego następnego roku.
§ 7
Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z programów działania Referatu i samodzielnych stanowisk pracy odpowiada Sekretarz.
§ 8
Sekretarz kontroluje na bieżąco realizację rocznego planu pracy Urzędu,
Kierownik Referatu kontroluje na bieżąco realizację programu działania i rozliczają podległych pracowników z wykonania zadań ujętych w tych programach.
ZAŁĄCZNIK NR 4
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1
Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 4
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5
Kontroli dokonują:
1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza - w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk ( w tym stanowisk samodzielnych),
2) kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.
§ 6
1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie .... dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.
§ 7
W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8
Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują Burmistrz, osoba kontrolowana i Sekretarz.
§ 9
1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.
2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.
Postanowienie to nawiązuje do zasad: swobodnej oceny dowodów i prawdy materialnej, wyrażonych w art. 7 i 75 kpa.
21
4